Für die vielfältige Aufgabenerfüllung des LWL im Bereich Schule, Kultur, Verwaltung und Gesundheitswesen wurden und werden unterschiedlichste (Spezial-)Immobilien im gesamten Verbandsgebiet benötigt. Das Management eines solchen Immobilienportfolios ist äußerst komplex, kostenintensiv und verlangt in allen baufachlichen sowie immobilienökonomischen Teilbereichen im gesamten Lebenszyklus ein umfangreiches interdisziplinäres Fachwissen.

Um die hierfür erforderlichen Kompetenzen und Mechanismen einer sinnvollen Aufbau- und Ablauforganisation im LWL-BLB bündeln und Wirtschaftlichkeitspotentiale besser nutzen zu können, hatte die Verwaltung ihre angestrebten Ziele einer Neuorganisation der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft als eigenbetriebsähnliche Einrichtung erstmalig im Jahr 2000 aufgestellt und folgte damit den damaligen Vorschlägen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) sowie der kommunalen Spitzenverbände im Rahmen eines Gesamtkonzeptes zu neuen Steuerungsmodellen in der öffentlichen Verwaltung. 

Der LWL-BLB wurde in der Folge zum 01.01.2004 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung gegründet. Nach der Übernahme der Steuerungsleistungen (u.a. auch der Bauaufgabensteuerung (BAS)) für das eigene Sondervermögen und die Dienstleistungen für den LWL erfolgte ab dem Jahr 2005 im Rahmen eines abgestimmten Konzeptes die stufenweise Übertragung der bis dahin durch den LWL kameral geführten Immobilien der Dezernate in das Sondervermögen des LWL-BLB. Hiervon ausgenommen sind die selbständigen Sondervermögen der Kliniken, des Maßregelvollzuges, der Wohnverbünde, Pflegezentren sowie der Jugendheime, die nicht Teil des LWL-BLB Mieter-Vermietermodells sind. Der LWL-BLB erbringt für diese Einrichtungen im Wesentlichen baufachliche Aufgaben (Planung und Ausführungen) sowie allgemeine Beratungsleistungen.       

Als interner Dienstleister bündelt der LWL-BLB seither alle wesentlichen baufachlichen und immobilienwirtschaftlichen Belange des LWL und übernimmt für das eigene Sondervermögen die Eigentümer- bzw. Vermieterfunktion gegenüber den nutzenden Einrichtungen als Mieter. Er ist erster Ansprechpartner für alle Immobilien des LWL und wird als Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit (nach den Vorschriften der Landschaftsverbandsordnung (LVerbO), der Gemeindeordnung (GO), der Eigenbetriebsverordnung (EigBetrVO) sowie den Bestimmungen der Betriebssatzung wie ein Eigenbetrieb (eigenbetriebsähnliche Einrichtung) mit einem eigenen Wirtschaftsplan geführt. 

Im Rahmen der LWL-Verwaltungsgliederung ist er seit 2007 dem Dezernat „LWL-BLB und Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe“ zugewiesen. Der Betrieb wird von der Betriebsleitung selbstständig baufachlich und wirtschaftlich geleitet, soweit nicht durch die LVerbO oder der Betriebssatzung etwas anderes bestimmt ist. Der Betriebsleitung obliegt insbesondere die laufende Betriebsführung sowie die Aufstellung eines eigenen Wirtschaftsplanes. Der Bauausschuss des LWL ist zugleich Betriebsausschuss des LWL-BLB. 

Grundlagen des Mieter-Vermietermodells

Durch die strategische Neuausrichtung und Gründung des LWL-BLB wurden und werden bis heute Rollen, Rechte und Pflichten sowie Aufgaben und Verantwortlichkeiten - unter Berücksichtigung der jeweiligen Kernkompetenzen - durch entsprechende Nutzungsvereinbarungen mit den Dezernaten klar abgegrenzt und vom LWL-BLB geregelt.

Insgesamt lassen sich aus dem Mieter-Vermieter-Modell folgende Aufgaben, Ziele und Vorteile durch die Einführung für den LWL bzw. LWL-BLB benennen:

Konzentration der Immobilienwirtschaft auf eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung

• Immobilienwirtschaft ist das Kerngeschäft des LWL-BLB
• Der LWL-BLB hat die Übersicht über alle Immobilien des LWL
• Das Mieter-Vermieter-Modell schafft Möglichkeit der Flächenoptimierung

System der gegenseitigen Kontrolle mit dem Ziel der Kostenoptimierung

• Motivation des Mieters im Rahmen seiner dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung, möglichst wenige Flächen in Anspruch zu nehmen und damit Kosten zu sparen
• Motivation des Vermieters, Leerstände zu vermeiden und möglichst auskömmliche Mieteinnahmen bei gleichen Standards zu erzielen
• Abbildung aller Kosten einer Immobilie im Lebenszyklus (hohe Kostentransparenz)
• Möglichkeit echter Kostenvergleiche und aufzeigen der wirtschaftlichsten Lösung
• Eindeutige Aufgabenzuweisung für alle Beteiligten
• Sachgerechte Instandhaltung und energetische Sanierung unabhängig von der aktuellen „Kassenlage“
• Übernahme der technischen Betreiberverantwortung
• Unterstützung der Mieter bei eigenen Sichtkontrollen zur arbeitsschutzrechtlichen Betrieberverantwortung
• Entwicklung und Festlegung von Standards (Qualität) für unterschiedliche Aufgabenbereiche

Für die Nutzer:innen bzw. die Dezernate als Mieter ergeben sich hingegen folgende Aufgaben und zusätzliche Vorteile:

• Mieter definiert Bedarf und damit das Raumprogramm (Quantität) Zahlung der Miete für die Inanspruchnahme von Gebäuden/Flächen
• Transparenz und Bestreben, eine möglichst geringe Miete zu zahlen
• Investitionen nur nach Abstimmung mit dem Vermieter
• Übernahme der Kosten nutzerspezifischer „Maßnahmen“, die nicht werthaltig sind
• Verantwortung für die Durchführung von Schönheitsreparaturen, Beseitigung von Schäden, die durch die Benutzung der Immobilie entstehen
• Entlastung der Mieter von fachfremden Aufgaben
• Höhere Flexibilität, auch bei Abmietungen im Umgang mit Flächen

Der Vorteil für die Politik und den Haushalt des LWL liegt darin, dass sich die Kosten der Gebäudenutzung in einer dezernatsscharfen Zahl - der Miete für ein Gebäude – wiederspiegeln. Zudem wird die  politische Steuerungsmöglichkeit  durch Bündelung der Investition- und Instandhaltungsaufwände im Wirtschaftsplan des LWL-BLB erleichtert.

Mit der zu zahlenden Miete “kauft” die nutzende Einrichtung  die von ihr benötigten immobilienwirtschaftlichen Leistungen beim LWL-BLB ein. Hier sind auch Kosten mit abgedeckt, die ein Vermieter am freien Markt so in der Regel nicht erbringen bzw. deren Kosten er so nicht übernehmen würde. Dies betrifft insbesondere sämtliche Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen sowie Klein- und Schönheitsreparaturen. Zusätzlich zur Miete zahlen die nutzenden Einrichtungen eine Vorauszahlung auf die Betriebskosten, die dann nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres abgerechnet wird.
 
In den zugrundeliegenden Nutzungsvereinbarungen des LWL-BLB mit den einzelnen LWL-Fachdezernaten werden keine Individualvereinbarungen zur Übernahme von Kosten für Instandhaltung- und Instandsetzungspflichten vereinbart, wie es  im Gewerbemietrecht üblich wäre. Die Koordination etwaiger Instandhaltungs-/Instandsetzungsmaßnahmen erfolgt in der Regel direkt zwischen dem LWL-BLB und dem Nutzer bzw. der nutzenden Einrichtung. 

Lediglich im Bereich der LWL-Hauptverwaltung erfolgt die Koordination und Beauftragung kleinerer Maßnahmen (Schönheitsreparaturen / Instandhaltung) - stellvertretend für alle Nutzer:innen - durch die Haupt-und Personalabteilung. Einrichtungsübergreifend (Schule, Kultur, Hauptverwaltung) wird das hierfür benötigte Budget aber immer über den Wirtschaftsplan des LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb zur Verfügung gestellt. Sämtliche hiermit verbundenen Kosten verbleiben daher beim LWL-BLB und werden über die Miete refinanziert. Die Mieten werden auf Grundlage der Baukosten kalkuliert.